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          提高效率、节省时间的十五法则

          来源:网络 作者:
            法则一:制定时间管理计划

            ①计划每月、每周、每日的行程表,在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时,而且效果会更好。

            ②设定每项活动的完成期限或跟进日期。

            ③制定应急措施,帮助应付意外情况。

            法则二:养成快速的节奏感:不仅提高效率,节约时间,也能给人以良好的作风印象。

            法则三:学会授权


            法则四:高效的会议技巧

            法则五:养成整洁、有条理的习惯

            ①据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。

            ②保持桌面整洁,桌面上只放当天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用时才拿出来。

            ③建立良好的文书档案系统,方便存档及查阅。

            法则六:专心致志,有始有终

            ①不要让突然而来的想法、主意,影响手头上的工作,应把它记录下来,在方便的时候再考虑。

            ②尽量完成一项工作才开始另一项,切忌有头无尾。

            需时较长的重要项目,应安排大块完整的时间,避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时,二是重新工作时,还需要花时间来调整情绪、思路和状态,才能在停顿的地方接下去干。

            法则七:简化工作流程

            ①消除不必要的任务或步骤。

            ②合并某些任务或步骤。

            ③同步进行两项或更多的任务或步骤。

            ④将任务或步骤进一步细分。

            ⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。

            法则八:一次做好,次次做好

            ①所有文件、资料只经手一次便处理好,可以采取以下行动之一:

            A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃

            ②切记阅读后不做处理,留待下次再阅读、再处理的重复工作。

            ③保证工作的质量,避免返工带来的浪费。

            法则九:克服拖延、现在就做

            ① "人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。"

            ②应做而未做的事务不断给人压迫感,拖延者心头不空,因而时常感到时间的压力,使人心力交瘁,浪费了宝贵的时间。

            ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。

            ④安排跟进,设立奖励。

            法则十:当日事当日毕

            制定每日的工作时间表,每天都将目标、结果日清日新。

            法则十一:善用零散时间

            ①滴水成河,用“分钟”来计算时间的人,比用“小时”来计算的时间的人,时间多59倍。

            ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时,就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。

            ③没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。

            法则十二:利用节省时间的工具

            ① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。

            ② 使用电话时应开门见山,长话短说;打电话前应先列出讲话要点,以免遗漏。

            ③ 需要向一个以上的人传递信息时,应采用电子邮件,以避免重复浪费时间。

            ④ 提高使用日常电脑软件的技巧。

            法则十三:高效的阅读法

            ①有目的地阅读。

            ②快速略读和重点详读相结合。

            ③归纳要点,在书上标记或记笔记。

            ④切忌逐字阅读。

            ⑤简化办公室的传阅资料。

            法则十四:高质高效的睡眠

            ①培养随时随地入睡的能力。

            ②注重睡眠质量,不要只注重时间长短。

            ③利用白天瞬间睡眠,保持旺盛精力。

            ④心理训练,自我暗示与身心放松。

            法则十五:终生学习

            通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。

            ①长期自学,定期参加各种研讨会。

            ②多方面搜集与专业有关的信息,更新自己的知识结构

            ③养成终生学习的习惯。

            时间管理是一种习惯,也是一种心态。

            举凡有成就的管理人都有四个共通的特性,即①明确的目标,②积极的态度,③自我激励,④良好的时间管理。做好时间管理,亦就是做对的事情,把事情做对。中小企业领导人与管理者,要把时间管理好,就是要坚持你的既定目标,永不放弃。

            时间管理是一种习惯,也是一种心态!
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